Al 2000 exemplaren verkocht!

Overtrekken is iets voor de lagere school

MKB als motor van vernieuwing in de bedrijfstak

Steeds weer dubbel werk doen. Er maar op hopen dat iedereen dezelfde informatie invoert. In één proces soms wel drie keer dezelfde tekening maken… De directie van Gebr. van der Steen wist dat het anders kon en moest. Gezamenlijk met een ICT bedrijf ontwikkelde het bedrijf een softwareproduct. GoMapForms. Een gesprek met Hans van der Steen, eigenaar.

Gebr. van der Steen is sinds 1962 actief in ontwerp, aanleg, beheer en onderhoud van ondergrondse- en bovengrondse infrastructuren. Opdrachtgevers zijn voornamelijk nutsbedrijven, overheden en data- en telecombedrijven.

Dubbel werk inefficiënt en duur
Hans van der Steen: ‘Het irriteerde me mateloos dat we altijd overal dubbel werk aan het doen waren. Mijn doelstelling is: één keer de informatie goed in een systeem stoppen en dan in de hele keten waarde toevoegen. Maar we waren telkens bezig hetzelfde te doen. Bovendien was informatie moeilijk terug te vinden doordat deze veelal alleen op papier bestond.’

‘Al dat dubbele werk leidt tot fouten en tijdverlies. En dat is niet duurzaam, maar vooral ook inefficiënt en daarmee duur. Op de lagere school is het leuk om dingen over te trekken, maar als professional is het verspilling van tijd.’

Versnellen, verkorten en reduceren
De vraag die voor Gebr. van der Steen centraal stond: hoe kunnen we het proces zodanig digitaliseren dat we het doorloopproces versnellen, de doorlooptijden verkorten en fouten reduceren. Automatisering bleek het optimale middel. Het bedrijf had in 2008 reeds besloten om een nieuw ERP systeem aan te schaffen. Dit sloot hier mooi op aan.

‘We hebben het hele documentenbeheersysteem en de workflow opnieuw ingericht. Daarbij hebben we direct volledig doordacht hoe je bouwplaatsautomatisering door kunt voeren.’

Draagvlak creëren voor vernieuwing
Een weliswaar inefficiënte, maar vertrouwde werkwijze volledig omgooien is niet niks. Gebr. van der Steen heeft dan ook heel bewust vanaf het begin de mensen betrokken die dagelijks met het nieuwe systeem gingen werken. Daardoor ontstond in een vroeg stadium draagvlak en beleving. Ook bij de keuze voor het nieuwe ERP systeem was de werkvloer actief betrokken.

Aan de hand van een aantal business cases presenteerden vijf partijen hoe dat er in hun syteem uit zou zien. Daaruit is vervolgens een keuze gemaakt. ‘We hebben echt geredeneerd vanuit de gebruikerskant en de gebruikers erbij betrokken. Het proces mag niet door automatisering op zijn kop gezet worden. Het is makkelijker dat het bedrijfsbureau zich aanpast dan dat de jongens in het veld op het project dat moeten doen.’

Interessanter werk doen
Gebr. van der Steen schafte vervolgens voor alle ploegen een toughbook aan. Al is dat achteraf gezien misschien zonde van de investering.

‘Eigenlijk is zo’n toughbook niet nodig. De daadwerkelijke risico’s die je loopt zijn beperkt en de vervangingscycli van laptops vandaag de dag groot.’

Voor de jongens op de bouw betekent het dat ze niet langer met pen en papier aan de slag gaan, maar elektronisch. ‘Onze medewerkers zijn het digitale tijdperk ingetrokken. Hun werk wordt daardoor interessanter. Je hebt niet alleen maar een schop of een schroevendraaier in je handen.’

Succes door goede begeleiding
De overgang ging goed, maar je moet wel aandacht besteden aan instructie en begeleiding. ‘Er waren medewerkers die zeiden ‘Liever vandaag dan morgen’ en er waren tegenstanders. Die tegenstanders zijn inmiddels ook dolenthousiast, maar het valt en staat bij goede begeleiding.’

‘Als directie vraag ik constant hoe de vlag erbij hangt en informeer ik de mensen. Vaak gewoon in de ochtend voordat ze naar hun werk gaan. Over het belang en het resultaat. Intern, maar ook bij opdrachtgevers. Er zit veel ongeduld in de mannen. Je moet ze duidelijk maken dat het nog in de ontwikkelfase zit.’

De aanhouder wint
Hoewel Gebr. van der Steen de investering doet, ligt het grootste voordeel van deze manier van werken bij de netbeheerders. Maar hoewel zij enthousiast waren over het idee gingen ze er niet direct mee aan de slag. Tig redenen en belangen zijn daar debet aan.

‘Het vroeg wel wat eigenwijs doorzettingsvermogen en volhardendheid. We hebben branchebreed presentaties gedaan. Dat heeft uiteindelijk geleid tot een paar pilots.’

Toegevoegde waarde, daar gaat het om
Maar waarom dan toch dit nieuwe systeem? Waarom zou je je zo uitsloven als je opdrachtgever er niet eens op lijkt te wachten? Je investeert tonnen zonder te weten of het je wat oplevert!

Van der Steen heeft een helder antwoord. ‘Doordat wij dit doen, zijn we in staat om onze opdrachtgevers toegevoegde waarde te bieden. We hebben bewezen dat de doorlooptijden enorm zijn verkort. Vanuit de werkput heeft de opdrachtgever nu gelijk de informatie. Daar ging eerst zo’n 10 werkdagen overheen.’

‘En wij kunnen via selfbilling direct geautomatiseerd het geld innen. Ook al reageert niet iedereen meteen enthousiast, ik geloof in het concept. Het blijkt wel dat wij hierdoor echt een gesprekspartner zijn. We schuiven daardoor ook op in de keten. Wij gaan bijvoorbeeld ook een stuk werkvoorbereiding doen van de opdrachtgever.’

Twee vliegen in één klap
Gebr. van der Steen staat geen moment stil. Het systeem wordt steeds verder doorontwikkeld. Sinds 2009 is, middels de Wet WION, digitale kabel- en leidinginformatie geïntegreerd over wat er nu in de grond ligt. Het bedrijf gebruikt die informatie om schetsen te maken.

‘De netbeheerders wilden graag GIS gerelateerde data, maar het is relatief duur om daar mensen voor in te zetten. We dachten, wat als we nu de Kadastergegevens gebruiken die RD zijn ingemeten, dan slaan we twee vliegen in één klap. Je blijft dezelfde werkmethodes hanteren die mensen gewend zijn en je bespaart kosten omdat je die meetploegen niet hoeft rond de sturen.’

Een pilot met Brabant water, Enexis en GoConnectIT toonde aan dat het op die manier werkt. ‘De gegevens worden nu ook geautomatiseerd ingelezen in het GIS systeem van de netbeheerders.’

Samen sterker
Gebr. van der Steen houdt het pakket dat het samen met GoConnectIT heeft ontwikkeld niet voor zichzelf. Integendeel. Het bedrijf gaat er actief de boer mee op om het ook aan concurrenten te laten zien. Waarom?

‘Als MKB is het bijna onbetaalbaar om alleen voor jezelf te ontwikkelen. Om te kunnen blijven doorontwikkelen moeten we met meer zijn, zodat we de kosten kunnen delen en concurrerend blijven. Bovendien zijn we samen veel sterker en kunnen we door een brede toepassing voor elkaar krijgen dat de markt het als norm gaat stellen.’

Betere concurrentiepositie
‘Dat betekent dat we het ook samen doen. Zo hebben we bijvoorbeeld gebruikersoverleg. Anders kom je samen niet verder. Het MKB heeft dat langzaam aan wel begrepen. Vaak wil en kan het MKB veel sneller dan grote partijen kunnen bijbenen. Grote clubs hebben het vizier veelal gericht op de kortere termijn. Met een kortere terugverdientijd en hele andere verdienmodellen. Als MKB moeten we onze voordelen uitventen om concurrerend te blijven.’

Man een man, woord een woord
Het product is ontwikkeld zodat het generiek kan worden toegepast en wordt in licentie verkocht door het ICT bedrijf. Zo is Gebr. van der Steen in staat om te blijven focussen op zijn core business. Zijn ze er niet bang voor dat het ICT bedrijf er met de rechten vandoor gaat?

‘Een man een man, een woord een woord. Wij geloven daarin. Je kunt wel alles in een contract hangen, maar als iemand ons wil belazeren, gebeurt dat toch en dan werkt een contract ook niet.’

Voorloper zijn en blijven
En verlies je niet aan onderscheidend vermogen als je deze vernieuwende werkwijze deelt? En profiteren anderen niet van wat jij in de ontwikkelingen hebt geïnvesteerd?

‘Voor ons is de toegevoegde waarde juist dat we voorlopen in de ontwikkeling. Wij houden altijd het voordeel van deze voorsprong. Door deze ideeën en ontwikkelingen komen wij nu ook aan tafel bij netbeheerders en worden als een volwaardige gesprekspartner gezien.’

‘De implementatie vraagt het nodige aan training van je mensen. Natuurlijk, als een grote bouwer er flink tegenaan gaat en er flink in investeert, dan halen ze vlug in. Maar wij hopen dan alweer een stap verder te zijn. Bovendien schakelen wij als MKB een stuk sneller, dus we proberen hiermee altijd een voorsprong te behouden.’

www.steen.nl